Digitale Fachkräfte übernehmen Posteingang, Rechnungsprüfung, Angebote und Kundenservice. Jede hat eine klare Stellenbeschreibung, kennt Ihr Firmenwissen und arbeitet auf Ihrem Rechner oder Server. Was Ihr Haus verlässt, geben Sie frei.
Rechnungsprüfungdigitale Fachkraftwartet auf Freigabe · 1.240 €
TWTobias WendtVertrieb & Kalkulation · 4 Personen
Angebotedigitale Fachkraftrechnet A-1047 aus dem Aufmaß
Akquisedigitale Fachkraft3 Nachfass-Entwürfe
MAMehmet AydınKundendienst & Montage · 16 Personen
Kundenservicedigitale FachkraftTicket 311 gelöst
DenkraumGemeinsames Firmenwissen aller FachkräfteBetriebshandbuch v12Preisliste 2026LieferantenAntwortbausteineKunden & Vorgänge
Beispielbetrieb. Firma und Personen sind erfunden.
Das Team
Sechs Fachkräfte für Büro, Buchhaltung, Vertrieb und Service.
Jede digitale Fachkraft übernimmt eine Stelle, die es in Ihrem Betrieb schon gibt. Sie bringt ihre Abläufe mit. Sie ergänzen Ihre Regeln, Preise und Textbausteine.
BüroDF-01
Fachkraft für Posteingang (digital)
Aufgaben
Ordnet E-Mails, Scans, Belege und Anrufnotizen ein
Erkennt Angaben wie Betrag, Fälligkeit und Absender
Macht daraus Vorgänge: Rechnung, Anfrage, Ticket oder Aufgabe
Arbeitsmittel
PostfächerMicrosoft 365GmailScan-Ordner
Befugnis
Stufe 1 · Lesen & einordnen
Freigabe durch
Büroleitung
Ganzes Stellenprofil
Wissen
Ihre Kategorien und Regeln nach „Wenn … dann …“, vorher im Probelauf getestet
Arbeitszeit
Bei jedem Eingang
Darf nicht
Antworten verschicken. Unsichere und vertrauliche Fälle wie Bewerbungen legt sie Ihnen vor.
Makler-AssistenzExposé, Besichtigung, Objekt bis Abschluss
Ihre Stelle fehlt? Als Spezial-Fachkraft richten wir eigene Abläufe ein, auch mit Anbindung an Ihr ERP oder Ihre Branchensoftware.
So bilden wir eine Fachkraft ab
Eine Stelle. Sechs Angaben.
Jede digitale Fachkraft wird beschrieben wie jede andere Stelle in Ihrem Betrieb. Wer das Stellenprofil liest, weiß, was sie tut, was sie darf und wer sie kontrolliert. Hinter jeder Angabe steht ein Baustein in DENKRAUM AI.
StellenprofilDF-02 · Brandt Haustechnik · Stand 10/2026
Fachkraft für Rechnungsprüfung (digital)
AngabeIm StellenprofilIn DENKRAUM AI
Aufgaben
Eingangsrechnungen prüfen und Zahlungen vorbereiten: Betrag, Fälligkeit, IBAN, Skonto und doppelte Rechnungen.
Agent mit Anweisungen, dazu Workflows
Wissen
Lieferanten, Zahlungsbedingungen und Freigabegrenzen aus dem Betriebshandbuch.
Wissensraum mit Version und Quelle
Arbeitsmittel
Postfach für Rechnungen, XRechnung und ZUGFeRD, SEPA-Datei, DATEV-Export.
Tools und Anbindungen
Befugnis
Stufe 3. Bereitet Zahlungen vor, ausgeführt wird erst nach Freigabe.
Tool-Rechte und Freigabeschritt
Freigabe durch
Sandra Keller, Buchhaltung. Ab 1.000 € zusätzlich Jana Brandt.
Freigabe mit Kommentar und Protokoll
Arbeitszeit
Bei jeder eingehenden Rechnung. Freitags um 10 Uhr kommt der Zahlungsvorschlag der Woche.
Auslöser und Zeitplan
So steht es in DENKRAUM AIDie Fachkraft für Angebote im Chat: Aufgabe, Projekt, Tools und Wissen auf einen Blick. Originalansicht, Beispieldaten erfunden.
Warum ein Stellenprofil?
Jede Führungskraft versteht es.Stellenbeschreibungen kennt jeder Betrieb. Niemand muss wissen, was ein Agent, ein Workflow oder ein Prompt ist.
Alle Fachkräfte sind gleich aufgebaut.Sechs Angaben, immer in derselben Reihenfolge. So vergleichen Sie Stellen auf einen Blick und sehen, wo eine Freigabe fehlt.
Kein Fantasiename, kein Avatar.Die Fachkraft heißt wie ihre Stelle. Wer eine Rechnung sucht, fragt die Rechnungsprüfung. Einen Rufnamen dürfen Sie trotzdem vergeben.
Klar als KI erkennbar.„(digital)“ gehört zum Titel. So weiß jeder im Team, wann KI gearbeitet hat.
Änderungen bleiben einfach.Neue Freigabegrenze, neuer Zeitplan, neue Preisliste: Sie ändern eine Angabe, nicht die Technik dahinter.
Kontrolle
Drei Befugnisstufen. Das letzte Wort haben Sie.
Wie bei neuen Kolleginnen und Kollegen legen Sie fest, was eine Fachkraft allein erledigt und was sie Ihnen vorlegt.
Stufe 1
Lesen & einordnen
Liest Post, Belege und Anfragen, erkennt Angaben und ordnet zu. Unsichere und vertrauliche Fälle legt sie Ihnen vor.
Zum Beispiel: Posteingang
Stufe 2
Entwerfen & rechnen
Schreibt Antworten, rechnet Angebote, schlägt neues Wissen vor. Alles bleibt Entwurf, bis jemand es prüft.
Zum Beispiel: Angebote, Akquise, Wissen
Stufe 3
Ausführen nach Freigabe
Sendet über Ihr Postfach, erstellt die Zahlungsdatei, übernimmt Wissen. Erst nach Ihrem Klick, ab einem Betrag mit vier Augen.
Zum Beispiel: Rechnungsprüfung, Kundenservice
Ohne Freigabe verlässt nichts Ihr Haus.
Nie allein entschieden
Zahlungen
Angebote und Nachrichten an Kunden
Personalfragen wie Bewerbungen
Rechtliche und steuerliche Bewertungen
Änderungen am Firmenwissen
Offene Freigaben in DENKRAUM AI: Der Ablauf wartet, bis die zuständige Person freigibt oder ablehnt, auf Wunsch mit Kommentar. Originalansicht, Beispieldaten erfunden.
Sicherheit & Datenschutz
Ihre Daten bleiben bei Ihnen. Die KI arbeitet nach Ihren Regeln.
Digitale Fachkräfte arbeiten dort, wo Ihre Daten schon sind: auf Ihrem Rechner oder Server. Den Datenschutz nach der DSGVO und die Pflichten aus der KI-Verordnung (EU AI Act) haben wir von Anfang an mitgedacht.
DSGVO
Ihre Daten bleiben im Haus
Der Denkraum läuft als Desktop-App auf einem Windows-Rechner, im Büronetz oder auf Ihrem eigenen Server. Firmenwissen, Vorgänge und Protokolle liegen bei Ihnen, nicht bei uns, lesbar als Markdown und jederzeit exportierbar.
Lokale KI
KI im eigenen Netz
Mit lokalen Modellen, etwa über Ollama oder vLLM, bleibt auch die KI-Verarbeitung im eigenen Netz. Cloud-Modelle von Anthropic oder OpenAI nutzen Sie nur, wenn Sie das wollen. Dann gelten deren Bedingungen.
Art. 28 DSGVO
Vertrag zur Auftragsverarbeitung
Greifen wir bei Einarbeitung oder Support auf Ihren Denkraum zu oder nutzen Sie Cloud-Modelle, regeln wir das in einem AV-Vertrag. Die Unterlagen bekommen Sie mit dem Angebot.
EU AI Act
Transparenz und menschliche Aufsicht
Jede Fachkraft trägt „(digital)“ im Titel, so ist KI-Arbeit klar erkennbar. Entscheidungen trifft ein Mensch: Freigaben je Stelle, ab einem Betrag mit vier Augen. Für die KI-Kompetenz Ihres Teams gibt es Lernvideos direkt in der App.
Nachweis
Jeder Schritt im Protokoll
Alle Läufe stehen in der Aktivität, Antworten nennen Quelle und Version des Wissens. Das Stellenprofil zeigt, was eine Fachkraft tut, was sie darf und wer freigibt. Das hilft bei der Abstimmung mit Datenschutzbeauftragten und Betriebsrat.
Rechte
Rollen und Rechte
Jede Person bekommt eine Rolle, von Admin bis Leser, mit Zugriff je Wissensraum. Jede Fachkraft hat nur die Tool-Rechte ihrer Stelle und entscheidet Personalfragen wie Bewerbungen nie allein.
Und diese Website? Sie setzt keine Tracking-Cookies, bindet keine Dienste Dritter ein und läuft wie unser Anfrage-Posteingang auf Servern in Deutschland. Mehr in den Datenschutzhinweisen.
Ob ein Einsatz im Einzelfall den Anforderungen von DSGVO und KI-Verordnung genügt, hängt davon ab, welche Daten Sie verarbeiten, welche Modelle Sie nutzen und wofür. Das klären wir im Erstgespräch, gern mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Ein Denkraum für alle
Alle Fachkräfte teilen ein Firmenwissen.
Ihre Fachkräfte arbeiten im selben Denkraum. Dort liegen Betriebshandbuch, Preise, Kunden und Vorgänge. Was der Kundenservice dazulernt, kennt nach Ihrer Freigabe auch die Fachkraft für Angebote.
Einmal einarbeitenRegeln, Preislisten und Textbausteine pflegen Sie an einer Stelle. Jede weitere Fachkraft nutzt sie mit. Deshalb kostet sie weniger.
Wissen wächst mitNeue Lösungen und Korrekturen werden als Vorschlag festgehalten. Ihr Team gibt frei, danach gelten sie für alle, mit Version und Quelle.
Ein Cockpit für das ganze TeamIm Team-Cockpit sehen Sie Aufgaben, Termine, Eingänge und was Ihre Fachkräfte gerade tun. Auch auf dem Handy.
Ein Anbieter statt InsellösungenWer Aufträge, Belege und Kundenservice bei drei Anbietern einkauft, pflegt drei Verträge und drei Wissensstände. Im Denkraum ist es einer.
Team-Cockpit in DENKRAUM AI am Rechner und auf dem Handy, Originalansichten. Die Beispieldaten sind erfunden.
Vor der Entscheidung
Acht Fragen an jeden Anbieter digitaler Mitarbeiter.
Digitale Mitarbeiter bieten inzwischen viele an. Diese Fragen zeigen schnell, was ein Angebot im Alltag taugt. Stellen Sie sie jedem Anbieter, auch uns.
Frage
Darauf kommt es an
Digitale Fachkraft
Was kostet die zweite Stelle?
Wird jede Rolle voll berechnet, zahlen Sie für dasselbe Firmenwissen mehrfach.
Weniger als die erste.149 € statt 199 €, weil sie Wissen und Anbindungen mitnutzt.
Wie sind die KI-Kosten geregelt?
Ob Pauschale, Fair Use oder Budget: Die Regel sollte eindeutig sein und überall gleich lauten.
An einer Stelle, eindeutig. Mit lokalem Modell fallen keine an. Cloud-Modelle zum Einkaufspreis, ohne Aufschlag.
Wird nach E-Mails, Dokumenten oder Minuten abgerechnet?
Kontingente mit Nachberechnung machen Kosten schwer planbar, gerade in starken Monaten.
Nein. Ein fester Preis pro Stelle, ohne Zähler für E-Mails, Dokumente oder Vorgänge.
Wo laufen meine Daten und die KI?
„In der EU gehostet“ sagt noch nicht, bei welchem Anbieter und mit welchem KI-Modell.
Auf Ihrem Rechner oder Server. Mit lokalem Modell kann auch die KI im eigenen Netz bleiben.
Wer gibt frei, bevor etwas rausgeht?
Freigaben sollten je Stelle geregelt sein, mit Namen und Betragsgrenzen, nicht pauschal.
Eine benannte Person je Stelle. Dazu drei Befugnisstufen und vier Augen ab einem Betrag.
Sehe ich, was die Fachkraft gerade tut?
Wichtig ist der Blick auf Ihre echten Vorgänge, nicht auf Beispielzahlen.
Ja. Im Team-Cockpit und im Protokoll, jeder Schritt mit Zeit, Quelle und Freigabe.
Sehe ich die Leistung, bevor ich zahle?
Ein Probebetrieb mit echten Vorgängen zeigt mehr als jede Vorführung.
Ja.14 Tage Probezeit, dann der Leistungsnachweis. Die Einarbeitung zahlen Sie erst, wenn Sie bleiben.
Gehört mir das Firmenwissen, wenn ich gehe?
Wissen in geschlossenen Systemen ist beim Anbieterwechsel verloren.
Ja. Es liegt als Markdown vor und lässt sich jederzeit exportieren. Monatlich kündbar, auf Wunsch als Kauflizenz mit Quellcode.
Preise
Sie zahlen pro Stelle. Jede weitere kostet weniger.
Firmenwissen, Cockpit, Freigaben und alle Nutzer in Ihrem Team sind inklusive. Ab der zweiten Fachkraft zahlen Sie weniger, weil sie im selben Denkraum arbeitet.
In jeder Stelle enthalten
Denkraum mit Firmenwissen, Team-Cockpit, Freigaben und Protokoll
Beliebig viele Nutzer in Ihrem Unternehmen, mit Rollen von Admin bis Leser
Desktop-App, Zugriff im Büronetz und Handy-App
Vorlagen, Abläufe und kurze Lernvideos in der App
Keine Zähler für E-Mails, Dokumente oder Vorgänge
Nicht enthalten, offen ausgewiesen
Rechner oder Server, auf dem der Denkraum läuft
Kosten für Cloud-KI-Modelle, falls Sie welche nutzen. Sie zahlen sie zum Einkaufspreis, ohne Aufschlag, direkt beim Anbieter oder über uns. Mit lokalem Modell fallen sie nicht an.
Individuelle Anbindungen an ERP oder Branchensoftware, als Spezial-Fachkraft nach Angebot
Eigene Agenten und Abläufe über Ihre Stellen hinaus, als Spezial-Fachkraft oder mit DENKRAUM AI
Mehrere Firmen oder Standorte, dafür gibt es ein eigenes Angebot
Kauflizenz
Lieber kaufen als mieten?
Sie können Ihre Stellen jederzeit kaufen, mit Quellcode. Dann gehört die Software Ihnen und läuft auch ohne uns weiter.
Preis
Einmalig das 30-Fache Ihres Monatspreises. Für die drei Beispielstellen sind das 14.910 €.
Enthalten
Unbefristetes Nutzungsrecht für Ihr Unternehmen und der Quellcode Ihrer Fachkräfte und von DENKRAUM AI in der gekauften Version. Anpassen im eigenen Haus ist erlaubt, Weitergabe und Weiterverkauf nicht.
Updates und Support
Im ersten Jahr inklusive. Danach auf Wunsch für 20 % des Kaufpreises im Jahr, jährlich kündbar. Ohne Vertrag läuft Ihre Version unverändert weiter.
Vom Mieten zum Kaufen
Wechseln Sie innerhalb der ersten 12 Monate, rechnen wir 50 % der gezahlten Monatsbeiträge auf den Kaufpreis an.
Einstellung
So fängt Ihre erste Fachkraft an.
45 Minuten
Erstgespräch
Wir gehen Ihre Abläufe durch und wählen die Stelle, die Ihrem Team am meisten Zeit zurückgibt.
Vorlage und Handbuch
Einarbeitung
Wir richten die Fachkraft aus einer Vorlage ein, verbinden Postfächer und füllen das Betriebshandbuch mit Ihren Regeln, Preisen und Textbausteinen.
14 Tage, kostenlos
Probezeit
Die Fachkraft arbeitet mit echten Vorgängen. Alles kommt zur Freigabe, jeder Schritt steht im Protokoll.
Vor der ersten Rechnung
Leistungsnachweis
Sie sehen schwarz auf weiß, was erledigt und was freigegeben wurde. Dann entscheiden Sie. Die Einarbeitung zahlen Sie erst, wenn Sie bleiben.
So sieht der Leistungsnachweis aus.
Am Ende der Probezeit bekommen Sie eine Seite pro Stelle: was erledigt wurde, was Sie freigegeben oder korrigiert haben und was nicht geklappt hat. Die Zahlen stammen aus dem Protokoll Ihres Denkraums.
Korrigiert: 5 Vorschläge. 3 Korrekturen stehen jetzt im Betriebshandbuch.
Nicht geklappt: 2 Scans waren unleserlich und wurden von Hand erfasst.
Zeit bis zur Freigabe: im Mittel 3,4 Stunden.
Fragen
Was Geschäftsführer vorher wissen wollen.
Ersetzt eine digitale Fachkraft Mitarbeitende?
Sie übernimmt Routine innerhalb einer Stelle: sortieren, auslesen, rechnen, entwerfen. Entscheidungen, Freigaben und der persönliche Kontakt zu Kunden bleiben bei Ihrem Team.
Was passiert, wenn eine Fachkraft einen Fehler macht?
Bis zur Freigabe ist alles ein Entwurf. Unsichere Fälle landen unter „Zu prüfen“, und jeder Schritt steht im Protokoll. Eine Korrektur halten Sie auf Wunsch als Wissen fest, damit sie beim nächsten Mal sitzt.
Welche KI arbeitet in den Fachkräften?
Sie wählen je Aufgabe: Cloud-Modelle, etwa von Anthropic oder OpenAI, oder ein lokales Modell über Ollama oder vLLM. Welche Modelle zu Aufgabe und Hardware passen, klären wir bei der Einarbeitung.
Brauchen wir einen eigenen Server?
Nicht unbedingt. Die Desktop-App läuft auf einem Windows-Rechner im Büro, Ihr Team arbeitet im Browser mit. Für größere Teams oder lokale Modelle ist ein eigener Server die bessere Wahl.
Kann die Rechnungsprüfung E-Rechnungen verarbeiten?
Ja. XRechnung und ZUGFeRD liest sie ohne KI aus und erkennt doppelte Rechnungen. Freigegebene Rechnungen gehen als SEPA-Sammelüberweisung ins Online-Banking und als DATEV-Buchungsstapel an die Steuerberatung. Eigene E-Rechnungen stellt sie nicht aus.
Was ist der Unterschied zu DENKRAUM AI?
DENKRAUM AI ist der Arbeitsplatz mit Firmenwissen, Cockpit und Freigaben. Eine digitale Fachkraft ist eine fertig eingerichtete Stelle darin, mit Aufgaben, Abläufen und Befugnissen. Sie buchen Stellen, der Denkraum ist inklusive.
Wie lange dauert die Einarbeitung?
Eine Vorlage richtet Abläufe, Fachkraft und Betriebshandbuch in wenigen Minuten ein. Wie lange das Füllen mit Ihren Regeln und Preisen dauert, hängt von Ihren Unterlagen ab. Den Zeitplan legen wir im Erstgespräch fest.
Was passiert nach der Probezeit?
Sie bekommen den Leistungsnachweis und entscheiden. Bleiben Sie, wird die Einarbeitung fällig und wir rechnen monatlich ab, kündbar zum Monatsende. Wer lieber kauft als mietet, bekommt die Software auch als Kauflizenz mit Quellcode, zu diesen Bedingungen.
Wie viele Personen dürfen mit den Fachkräften arbeiten?
So viele, wie in Ihrem Unternehmen mit ihnen arbeiten: Geschäftsführung, Buchhaltung, Vertrieb, auch Aushilfen. Jede Person bekommt eine Rolle, von Admin bis Leser. Ein Denkraum gilt für ein Unternehmen; für mehrere Firmen oder Standorte machen wir ein eigenes Angebot.
Warum zählen Sie keine E-Mails oder Dokumente?
Weil ein zusätzlicher Vorgang uns nichts kostet. Die Arbeit läuft auf Ihrem Rechner oder Server, und Kosten für Cloud-KI reichen wir ohne Aufschlag durch. In starken Monaten zahlen Sie deshalb denselben Preis wie in ruhigen.
Brauchen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Läuft der Denkraum auf Ihrem Rechner oder Server, bleiben die Daten bei Ihnen. Greifen wir bei Einarbeitung oder Support darauf zu oder nutzen Sie Cloud-Modelle, regeln wir das in einem AV-Vertrag. Die Unterlagen bekommen Sie mit dem Angebot.
Ist der Einsatz DSGVO-konform?
Die Grundlage dafür ist gelegt: Ihre Daten liegen auf Ihrem Rechner oder Server, mit lokalem Modell bleibt auch die KI im eigenen Netz, und Zugriffe bei Einarbeitung und Support regelt ein AV-Vertrag. Ob Ihr Einsatz im Einzelfall passt, hängt davon ab, welche Daten Sie verarbeiten und welche Modelle Sie nutzen. Das klären wir im Erstgespräch, gern mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Was sagen Betriebsrat und KI-Verordnung dazu?
Das Stellenprofil zeigt genau, was eine Fachkraft tut, was sie darf und wer freigibt. Das Protokoll belegt jeden Schritt. Beides hilft bei der Abstimmung mit dem Betriebsrat. Für die KI-Kompetenz Ihres Teams, ein Thema der KI-Verordnung, gibt es kurze Lernvideos direkt in der App.
