Stellenanzeige · DF-02 · Buchhaltung
Fachkraft für Rechnungsprüfung (digital)
Sie prüft jede Eingangsrechnung: Betrag, Fälligkeit, IBAN und Skonto, auch aus XRechnung und ZUGFeRD. Sie erkennt doppelte Rechnungen, meldet eine geänderte IBAN und bereitet die SEPA-Sammelüberweisung vor. Bezahlt wird erst nach Ihrer Freigabe.
- 199 € im Monat, im Team 149 €
- 14 Tage Probezeit, kostenlos
- Monatlich kündbar
Stellenprofil
Was sie tut, was sie darf, wer freigibt.
Die Stelle ist beschrieben wie jede andere in Ihrem Betrieb. Hinter jeder Angabe steht ein Baustein in DENKRAUM AI: Agent, Wissen, Tools, Rechte und Freigabeschritt.
- Aufgaben
- Liest Betrag, Fälligkeit und IBAN aus, auch aus XRechnung und ZUGFeRD
- Erkennt doppelte Rechnungen und warnt bei geänderter IBAN
- Bereitet die SEPA-Sammelüberweisung vor, Skonto inklusive
- Arbeitsmittel
- E-RechnungSEPADATEV-ExportKontoauszug
- Befugnis
- Stufe 3 · Ausführen nach Freigabe
- Freigabe durch
- Buchhaltung, ab einem Betrag mit vier Augen
- Wissen
- Lieferanten, Zahlungsbedingungen, Freigabegrenzen
- Arbeitszeit
- Bei jeder eingehenden Rechnung, Zahlungsvorschlag nach Zeitplan
- Darf nicht
- Ohne Freigabe zahlen. Eigene Rechnungen stellt sie nicht aus.
Die Stelle im Detail
E-Rechnung, Scan oder PDF
- XRechnung und ZUGFeRD liest sie ohne KI aus, zuverlässig und nachvollziehbar.
- Bei Scans, fotografierten Belegen und PDF-Rechnungen liest die KI Betrag, Fälligkeit und IBAN.
- Doppelte Rechnungen erkennt sie, eine geänderte IBAN meldet sie sofort.
- Skonto erkennt sie und erinnert rechtzeitig daran.
Keine Zahlung ohne Freigabe
- Jede Rechnung läuft über die sachliche Prüfung und Ihre Freigabe.
- Ab einem Betrag, den Sie festlegen, geben zwei Personen frei.
- Erst freigegebene Rechnungen kommen in die SEPA-Sammelüberweisung, jede zu ihrem Termin.
- Für die Steuerberatung entsteht der DATEV-Export als Buchungsstapel. Ein Kontoauszug ordnet die Zahlungen den Rechnungen zu.
Die E-Rechnungspflicht im Blick
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Eine PDF-Datei per E-Mail ist dabei keine E-Rechnung, gemeint sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Die Fachkraft verarbeitet die Rechnungen, die bei Ihnen eingehen. Eigene E-Rechnungen stellen Sie weiter mit Ihrem Rechnungsprogramm aus.
Arbeitsweise
So läuft es ab.
Rechnungen kommen per E-Mail, Upload, Scan oder Handyfoto in den Eingang.
Die Fachkraft liest die Daten aus und legt für jede Rechnung einen Vorgang an.
Sie prüfen sachlich und geben frei, ab einem festgelegten Betrag zu zweit.
Bezahlt wird per SEPA-Sammelüberweisung, die Steuerberatung bekommt den DATEV-Export.
Einstellung
Erst die Probezeit, dann entscheiden Sie.
- Erstgespräch, 45 MinutenWir gehen Ihre Abläufe durch und klären, was die Stelle bei Ihnen übernimmt.
- EinarbeitungWir richten die Fachkraft aus einer Vorlage ein, verbinden Postfächer und füllen das Betriebshandbuch mit Ihren Regeln, Preisen und Textbausteinen.
- Probezeit, 14 Tage, kostenlosDie Fachkraft arbeitet mit echten Vorgängen. Alles kommt zur Freigabe, jeder Schritt steht im Protokoll.
- LeistungsnachweisVor der ersten Rechnung sehen Sie schwarz auf weiß, was erledigt, freigegeben oder korrigiert wurde und was nicht geklappt hat. Dann entscheiden Sie.
Fragen
Was Sie zu dieser Stelle wissen sollten.
Welche E-Rechnungsformate verarbeitet sie?
XRechnung und ZUGFeRD liest sie ohne KI aus. Scans, Fotos und PDF-Rechnungen ohne Datenteil liest die KI.
Stellt sie auch Rechnungen aus?
Nein. Sie prüft die Rechnungen, die bei Ihnen eingehen. Eigene E-Rechnungen stellen Sie weiter mit Ihrem Rechnungsprogramm aus.
Kann sie ohne Freigabe zahlen?
Nein. Sie bereitet die Zahlungsdatei vor. Erst nach Ihrer Freigabe kommt eine Rechnung in die SEPA-Sammelüberweisung, ab einem Betrag, den Sie festlegen, mit vier Augen.
Wie kommen die Daten zur Steuerberatung?
Freigegebene Rechnungen gehen als DATEV-Buchungsstapel an die Steuerberatung.
Im selben Denkraum
Arbeitet zusammen mit diesen Fachkräften.
Alle Fachkräfte teilen ein Firmenwissen. Was eine Stelle dazulernt, kennen nach Ihrer Freigabe auch die anderen.