Stellenanzeige · DF-01 · Büro
Fachkraft für Posteingang (digital)
Sie liest alles, was bei Ihnen ankommt: E-Mails aus Ihren Postfächern, Scans, Belege und Anrufnotizen. Sie erkennt Angaben wie Betrag, Fälligkeit und Absender und macht daraus Vorgänge für die richtige Stelle. Unsichere und vertrauliche Fälle legt sie Ihnen vor.
- 199 € im Monat, im Team 149 €
- 14 Tage Probezeit, kostenlos
- Monatlich kündbar
Stellenprofil
Was sie tut, was sie darf, wer freigibt.
Die Stelle ist beschrieben wie jede andere in Ihrem Betrieb. Hinter jeder Angabe steht ein Baustein in DENKRAUM AI: Agent, Wissen, Tools, Rechte und Freigabeschritt.
- Aufgaben
- Ordnet E-Mails, Scans, Belege und Anrufnotizen ein
- Erkennt Angaben wie Betrag, Fälligkeit und Absender
- Macht daraus Vorgänge: Rechnung, Anfrage, Ticket oder Aufgabe
- Arbeitsmittel
- PostfächerMicrosoft 365GmailScan-Ordner
- Befugnis
- Stufe 1 · Lesen & einordnen
- Freigabe durch
- Büroleitung
- Wissen
- Ihre Kategorien und Regeln nach „Wenn … dann …“, vorher im Probelauf getestet
- Arbeitszeit
- Bei jedem Eingang
- Darf nicht
- Antworten verschicken. Unsichere und vertrauliche Fälle wie Bewerbungen legt sie Ihnen vor.
Die Stelle im Detail
Was im Posteingang ankommt
- E-Mails aus Ihren Postfächern, angebunden per IMAP, POP3 oder Zoho, Microsoft 365 und Gmail über OAuth
- Hochgeladene Dokumente und Dateien aus einem Scan-Ordner
- Belege, die Ihr Team mit der Handy-App fotografiert
- Formulare und Anrufnotizen
Erst Ihre Regeln, dann die KI
- Jedes Element ordnet sie zuerst nach Ihren Regeln ein, danach mit dem KI-Modell.
- Ihre Kategorien beschreiben, was ankommen kann, vom Lead bis zur Rechnung. Angaben wie Betrag oder Fälligkeit erkennt sie dabei.
- Regeln nach „Wenn … dann …“ testen Sie im Probelauf, bevor sie gelten.
- Bewerbungen und andere vertrauliche oder unsichere Fälle landen unter „Zu prüfen“. Dort ordnet ein Mensch sie ein.
Aus jedem Eingang wird Arbeit
Bestätigen Sie die Einordnung, entsteht ein Vorgang. Rechnungen gehen weiter an die Fachkraft für Rechnungsprüfung, Anfragen werden Leads für die Akquise, Kundennachrichten werden Tickets für den Kundenservice. Aus jedem Element kann auch eine Aufgabe, ein Termin oder eine Notiz im Wissen werden.
Arbeitsweise
So läuft es ab.
Bei der Einarbeitung verbinden wir Ihre Postfächer und auf Wunsch einen Scan-Ordner.
Sie legen Kategorien fest: was ankommen kann und welche Angaben erkannt werden sollen.
Ihre Regeln laufen zuerst im Probelauf. Danach gelten sie.
Täglich prüfen Sie, was unter „Zu prüfen“ steht. Alles andere ist schon eingeordnet.
Einstellung
Erst die Probezeit, dann entscheiden Sie.
- Erstgespräch, 45 MinutenWir gehen Ihre Abläufe durch und klären, was die Stelle bei Ihnen übernimmt.
- EinarbeitungWir richten die Fachkraft aus einer Vorlage ein, verbinden Postfächer und füllen das Betriebshandbuch mit Ihren Regeln, Preisen und Textbausteinen.
- Probezeit, 14 Tage, kostenlosDie Fachkraft arbeitet mit echten Vorgängen. Alles kommt zur Freigabe, jeder Schritt steht im Protokoll.
- LeistungsnachweisVor der ersten Rechnung sehen Sie schwarz auf weiß, was erledigt, freigegeben oder korrigiert wurde und was nicht geklappt hat. Dann entscheiden Sie.
Fragen
Was Sie zu dieser Stelle wissen sollten.
Welche Postfächer kann die Fachkraft lesen?
Postfächer per IMAP oder POP3, Zoho sowie Microsoft 365 und Gmail über OAuth. Dazu kommen hochgeladene Dateien, ein Scan-Ordner und Fotos aus der Handy-App.
Beantwortet sie E-Mails selbst?
Nein. Sie ordnet ein und legt Vorgänge an, Antworten verschickt sie nicht. Entwürfe schreiben Stellen wie der Kundenservice, gesendet wird erst auf Ihren Klick.
Was passiert mit Bewerbungen und vertraulicher Post?
Sie landen unter „Zu prüfen“ und werden von einem Menschen eingeordnet. Wo der Denkraum und die KI-Verarbeitung laufen, bestimmen Sie selbst. Mit lokalem Modell bleibt auch die KI im eigenen Netz.
Im selben Denkraum
Arbeitet zusammen mit diesen Fachkräften.
Alle Fachkräfte teilen ein Firmenwissen. Was eine Stelle dazulernt, kennen nach Ihrer Freigabe auch die anderen.