KI-Verordnung im Mittelstand: Was heute schon gilt

Die europäische KI-Verordnung, oft EU AI Act genannt, ist seit August 2024 in Kraft. Viele kleine Betriebe gehen davon aus, dass sie nur die großen Anbieter betrifft. Das stimmt nicht ganz. Auch wer KI nur einsetzt, hat Pflichten, und eine davon gilt schon seit Februar 2025.

Dieser Beitrag gibt einen Überblick für den Alltag. Er ersetzt keine Rechtsberatung, zumal sich bei den Fristen für einzelne Bereiche noch etwas bewegen kann.

Anbieter und Betreiber

Die Verordnung unterscheidet zwischen Anbietern, die ein KI-System entwickeln oder auf den Markt bringen, und Betreibern, die es in eigener Verantwortung nutzen. Ein Handwerksbetrieb, der eine digitale Fachkraft für seine Rechnungen einsetzt, ist Betreiber. Für Betreiber sind die Pflichten überschaubarer, aber es gibt sie.

Seit Februar 2025: KI-Kompetenz

Seit dem 2. Februar 2025 müssen Unternehmen, die KI einsetzen, für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten sorgen. So steht es in Artikel 4 der Verordnung. Das heißt nicht, dass alle eine Schulung mit Zertifikat brauchen. Gemeint ist, dass die Menschen, die mit KI arbeiten, wissen, was sie kann, wo ihre Grenzen liegen und worauf sie achten müssen.

Für die Praxis heißt das: Wer mit einer digitalen Fachkraft arbeitet, sollte verstehen, warum alles zur Freigabe kommt, woran man einen fragwürdigen Vorschlag erkennt und wann man besser nachfragt. In der App gibt es dafür kurze Lernvideos. Halten Sie fest, wer sie gesehen hat. Das ist ein einfacher Nachweis.

Seit demselben Datum sind außerdem bestimmte Praktiken verboten, etwa die Bewertung von Menschen nach ihrem sozialen Verhalten oder das Erkennen von Emotionen am Arbeitsplatz. Für übliche Büroaufgaben spielt das keine Rolle. Gut zu wissen ist es trotzdem.

Der Sonderfall: Bewerbungen und Personal

Die Verordnung teilt KI-Anwendungen nach ihrem Risiko ein. Post sortieren, Rechnungen prüfen, Angebote rechnen: Diese Büroaufgaben fallen nicht unter die strengen Regeln für Hochrisiko-Anwendungen.

Anders sieht es bei Personalentscheidungen aus. KI, die Bewerbungen sichtet, Bewerber bewertet oder bei Beförderungen mitentscheidet, zählt zu den Hochrisiko-Anwendungen. Dafür gelten deutlich strengere Regeln, unter anderem zur menschlichen Aufsicht und zur Information der Beschäftigten.

Deshalb entscheidet eine digitale Fachkraft Personalfragen wie Bewerbungen nie allein. Die Fachkraft für Posteingang erkennt eine Bewerbung und legt sie einem Menschen vor. Eine Bewertung von Bewerbern nimmt sie nicht vor.

Klar als KI erkennbar

Ein Grundgedanke der Verordnung ist, dass Menschen wissen sollen, wann sie es mit KI zu tun haben. Bei digitalen Fachkräften ist das schon im Namen gelöst: „(digital)“ gehört zum Titel jeder Stelle, so weiß jeder im Team, wann eine KI gearbeitet hat.

Nach außen gilt: Antworten an Kunden entwirft die Fachkraft nur. Geprüft und abgeschickt werden sie von einem Menschen. Ob Sie zusätzlich kennzeichnen möchten, dass ein Text mit KI-Unterstützung entstanden ist, entscheiden Sie.

Menschliche Aufsicht und Protokoll

Auch wo die Verordnung es nicht ausdrücklich verlangt, sind zwei Dinge gute Praxis: Ein Mensch behält die Entscheidung, und es ist nachvollziehbar, was die KI getan hat. Beides ist bei digitalen Fachkräften eingebaut. Freigaben sind je Stelle geregelt, ab einem Betrag mit vier Augen. Jeder Schritt steht im Protokoll, mit Zeit, Quelle und Freigabe. Wie man Freigaben sinnvoll festlegt, steht im Beitrag Freigaben regeln.

Was Sie jetzt tun können

• Schreiben Sie auf, welche KI-Anwendungen Ihr Betrieb nutzt und wofür.
• Sorgen Sie für KI-Kompetenz bei allen, die damit arbeiten, und halten Sie fest, wie.
• Lassen Sie KI keine Personalentscheidungen treffen, auch nicht nebenbei.
• Behalten Sie Freigaben und Protokoll bei, auch wenn es bequemer wäre, darauf zu verzichten.

Damit sind Sie für den Alltag gut aufgestellt. Wer KI gezielt im Personalbereich einsetzen will, sollte sich vorher beraten lassen.