E-Rechnung empfangen: Was Betriebe seit 2025 tun müssen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland: Unternehmen müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Für viele kleine Betriebe kam diese Pflicht leise. Es gab keine Umstellung über Nacht, und die meisten Rechnungen kommen weiter als PDF. Trotzdem lohnt es sich, das Thema jetzt zu ordnen, denn die Übergangsfristen für den Versand laufen aus.

Was eine E-Rechnung ist und was nicht

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das ein Programm ohne Raten auslesen kann. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD, in Frankreich heißt das ZUGFeRD-Gegenstück Factur-X.

Eine PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, auch wenn sie elektronisch verschickt wird. Ein ZUGFeRD-Dokument sieht zwar aus wie ein PDF, enthält aber zusätzlich die Rechnungsdaten als XML. Erst dieser Datenteil macht es zur E-Rechnung.

Wer ab wann was muss

• Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür technisch aus.
• Bis Ende 2026: Rechnungen an andere Unternehmen dürfen noch auf Papier oder als PDF verschickt werden. Für das PDF braucht es die Zustimmung des Empfängers.
• Bis Ende 2027: Diese Erleichterung gilt weiter für Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug.
• Ab 2028: Alle Unternehmen müssen im Inland E-Rechnungen ausstellen, wenn sie an andere Unternehmen liefern.

Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise. Was für Ihren Betrieb im Einzelnen gilt, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.

Empfangen heißt auch lesen und aufbewahren

„Empfangen können“ bedeutet mehr als ein Postfach. Sie müssen die Rechnung auch lesen, prüfen und aufbewahren können, und zwar im Originalformat. Wer eine XRechnung nur ausdruckt und abheftet, hat das Original nicht aufbewahrt.

Viele Betriebe merken hier zum ersten Mal, dass ein XML-Anhang ohne passendes Programm kaum lesbar ist. Die Daten sind da, aber man sieht sie nicht.

Wie die Prüfung einfacher wird

Hier setzt die Fachkraft für Rechnungsprüfung an. Sie liest XRechnung und ZUGFeRD ohne KI aus, denn bei strukturierten Daten muss niemand schätzen. Nur bei Scans, fotografierten Belegen und PDF-Rechnungen ohne Datenteil kommt die KI zum Einsatz und liest Betrag, Fälligkeit und IBAN.

Danach läuft jede Rechnung den gleichen Weg:

1. Die Rechnung kommt per E-Mail, Upload, Scan oder Handyfoto in den Eingang.
2. Die Fachkraft legt einen Vorgang an und prüft auf doppelte Rechnungen und eine geänderte IBAN.
3. Jemand aus der Buchhaltung prüft sachlich und gibt frei, ab einem festgelegten Betrag zu zweit.
4. Freigegebene Rechnungen gehen als SEPA-Sammelüberweisung ins Online-Banking, jede zu ihrem Termin. Die Steuerberatung bekommt einen DATEV-Buchungsstapel.

Eigene E-Rechnungen schreibt die Fachkraft nicht. Dafür bleibt Ihr Rechnungsprogramm zuständig.

Eine geänderte IBAN ist ein bekanntes Muster bei Rechnungsbetrug: Eine scheinbar echte Rechnung kommt mit neuer Bankverbindung. Deshalb meldet die Fachkraft jede Änderung, bevor bezahlt wird.

Was Sie jetzt tun können

Prüfen Sie, über welche Adresse Rechnungen bei Ihnen eingehen und ob Sie XML-Rechnungen öffnen und im Original ablegen können. Fragen Sie Ihre wichtigsten Lieferanten, wann sie auf E-Rechnung umstellen. Und klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, ab wann Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen. Wer das jetzt in Ruhe angeht, hat Ende 2026 keinen Stress.